Terceiro Encontro Transformação Digital juntou uma centena de profissionais em Lisboa
A TAP e a Europcar apresentaram, esta quinta-feira, os seus casos de estudo de eficiência digital no processamento de faturação, durante o terceiro Encontro Transformação Digital, dedicado ao tema “Eficiência Digital no Tratamento dos Documentos dos Processos de Negócio e Suporte ao Negócio”, que decorreu no VIP Executive Art’s Hotel, em Lisboa.
Perto de uma centena de pessoas marcaram presença no encontro, organizado pela EAD – Empresa de Arquivo de Documentação, pioneira e líder de mercado em soluções de gestão documental.
Sara Maia, manager de Contas a Pagar da TAP, apresentou o estudo de caso da companhia. Com 32 mil contas “de fornecedores ativas em SAP e 280 mil faturas emitidas por ano, traduzidas em um milhão e 400 mil páginas”, a companhia aérea decidiu “encontrar uma forma de ter canais únicos e concentrar a informação”.
“Recebemos faturas em todos os idiomas possíveis e imaginários e recebemos faturação em 55 divisas diferentes, tudo isto tinha de ser trabalhado”, referiu Sara Maia, acrescentando também a problemática das faturas em duplicado.
A EAD – Empresa de Arquivo de Documentação foi o parceiro escolhido, há um ano, para uniformizar o sistema de tratamento de faturas da companhia. Os resultados foram apresentados por Renato Correia, coordenador de serviços óticos da EAD, que explicou as soluções encontradas: uma para a documentação digital através do sistema de gestão documental em workflow Read, Write & Share (RWS), da EAD, que permite organizar, através da automação de regras, um fluxo de email que permita um identificador único para cada email e assim evitar duplicação de documentos, depois entregues ao sistema SAP da No que toca aos documentos físicos, foi colocada uma equipa em outsourcing na companhia aérea para a desmaterialização das faturas, via software Kofax, encaminhadas depois para o sistema da EAD para validação e posteriormente devolvidas à organização
Otimizar shared services corporativos
Já a Europcar conta com um centro de “Shared Services” corporativo em Portugal, a partir do qual são processadas faturas para todos os países corporate do grupo, além de Portugal, também Espanha, França, Alemanha, Itália e Reino Unido.
Ana Denise Silva, head of PTP (Purchase to Pay) do Europcar Mobility Group Shared Services, revelou que o centro processa mais de 41.500 faturas todos os meses de todos os países citados, 65% por meio digital e 35% em papel, agora redirecionadas para a EAD para o devido tratamento.
Mais uma vez, o parceiro escolhido nesta digitalização foi a EAD. As faturas digitais, segundo Renato Correia, são agora transferidas para o software de captura de informação Metaserver, onde são classificadas e indexadas, extraindo os metadados das mesmas e devolvido ao cliente as imagens e metadados. Já as faturas em papel são processadas da mesma forma que as da companhia aérea.
Gestão da qualidade e RGPD
O encontro contou, ainda, com a apresentação de Luís Neves, diretor de Certificação da SGS ICS, sobre a importância da boa gestão documental nos sistemas de gestão da qualidade, nomeadamente sobre a norma ISO 9001. Sendo esta a norma de referência para os sistemas de gestão de qualidade, Luís Neves resumiu os conceitos necessários para um processo bem-sucedido de cumprimento da norma, nomeadamente “manter informação documentada” e “reter” a informação necessária ao cumprimento da mesma. Para Luís Neves, a boa documentação da informação é “necessária para a eficácia do sistema de gestão de qualidade”, bem como a boa proteção e eliminação da informação.
“A informação deve ter uma proteção adequada para evitar a perda de confidencialidade. A informação deve ser protegida: primeiro na sua integridade, que ela não se perca e não seja corrompida; depois, na disponibilidade; e depois na confidencialidade. Ou seja, só as pessoas que têm direito a aceder a essa informação é que de facto devem ter acesso a ela”, salientou.
Por seu turno, Sofia Pina, Data Controller e Corporate Records Manager do Grupo Sport Lisboa e Benfica falou sobre a importância do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) para a gestão documental, contudo, lembrou que as boas práticas do RGPD já eram levadas a cabo pelas organizações da área: “A gestão documental já tem práticas antigas e sempre nos habituou à salvaguarda dos dados”.
Aplicado à transformação digital, Sofia Pina sublinhou que “cada pessoa deve ter consciência da sua pegada digital, daí a importância dos consentimentos de recolha de dados”.
“Cada vez mais, as empresas têm de interiorizar que os seus processos estão no meio da transformação digital. A implementação das tecnologias da informação tem de considerar todo o ciclo de vida [dos documentos], garantindo as evidências para o futuro”, disse Sofia Pina, acrescentando que “os arquivistas são os que estão mais bem colocados para cumprir com as disposições da proteção de dados”.
Outra das questões levantadas foi o prazo de conservação dos clientes, que, adianta Sofia Pina, pode ser alargado “para fins de gestão documental”.
Paulo Veiga, fundador e CEO da EAD, sublinhou que “negócio e digital são sinónimos” e que são as pessoas que fazem a diferença nas organizações. Focando a sua apresentação na importância de inovar nos negócios, Paulo Veiga falou sobre a “mudança de mentalidades” que está a ocorrer com a geração millennial.
“Se a geração X ou Z, ou os veteranos não se adaptarem, não vamos conseguir criar, não vamos ter sucesso”, disse.
Paulo Veiga salientou a importância de as organizações “definirem uma área de intervenção, algo que permita ter um ganho visível, avaliar e estender a outras áreas”, seja ela a transformação da experiência do cliente, transformação de processos operacionais e transformação de modelos de negócio.
O evento contou com cerca de uma centena de participantes, estando já prevista uma quarta edição para 2020.
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