Hot desking - A opção para teletrabalho

O FENÓMENO DO HOT DESKING

BENEFÍCIOS REDOBRADOS NA ERA PÓS-PANDEMIA

O surgimento de uma nova dinâmica no mundo trabalho foi a consequência mais visível da pandemia: a maior parte da população adaptou-se a uma rotina onde a típica secretária no escritório deu lugar a uma mesa em casa. De acordo com o estudo do Grupo Adecco ‘Resetting normal’, com cerca de 50% dos profissionais, a consideram positiva a flexibilidade de horários e alternância entre o trabalho presencial e à distância, há uma opção intermédia que já antes pandemia tinha popularidade crescente: o hot desking como forma de aumentar a produtividade e tornar o workplace mais interativo e estimulante. Será que pode ser uma opção viável para muitos funcionários que poderão permanecer em regime de teletrabalho misto no período pós-pandemia? Não restam dúvidas de que a pandemia veio intensificar esta modalidade. A ADECCO Portugal explica porquê e quais os seus benefícios.

A ideia de zonas de trabalho partilhadas não é nova e teve uma crescente adesão em Portugal até 2020 um pouco por todo o país, mas em particular em Lisboa e no Porto. Tudo aponta para que a modalidade de coworking e hot desking, cuja popularidade cresceu entre os profissionais liberais nos últimos anos, venha a ser intensificada e extensível a mais profissões.

Mas qual a diferença entre um e outro? Ambos oferecem uma solução de trabalho flexível, em que o profissional obtém os benefícios de uma mesa em um ambiente profissional sem o compromisso de longo prazo. No entanto, os dois termos são frequentemente usados ​​de forma intercambiável. Essencialmente, tudo se resume a quão flexível é a opção que a pessoa deseja: o hot desking é mais adaptável, casual e itinerante, geralmente sem vínculo e mesa de trabalho fixa, pode apenas alugar o posto de trabalho por um dia, uma parte do dia, ou os dias da semana que desejar; o coworking tem uma opção de trabalho mais permanente, normalmente com mesa fixa e espaço para guardar as suas coisas e reúne as preferências de muitos profissionais liberais.

Assim, a modalidade de hot desking pode constituir uma opção muito interessante para os profissionais que no período da pós-pandemia irão continuar em regime de teletrabalho. Normalmente os espaços que dispõem de mesas de trabalho para esta modalidade são extremamente organizados e têm um ambiente saudável, confortável e propício à inovação. Escolha a sua mesa, ligue o computador e trabalhe sem olhar constantemente para as mesmas paredes da casa. Este método procura fortalecer a flexibilidade na produção de conteúdos diários, garantindo que o trabalho remoto não se torna monótono e cansativo e que pode ser distinto da ideia imposta de teletrabalho.

Os espaços contêm tudo o que necessita para desenvolver o seu trabalho:

#1 Acesso a tomadas elétricas para carregar o computador e o telemóvel, com zonas específicas para que possa fazer chamadas privadas sem incomodar os restantes trabalhadores, vice-versa.

#2 Pode reservar salas de reunião caso necessite de efetuar videoconferências ou de se reunir com clientes ou outros colegas;

#3 Terá igualmente acesso a instalações para imprimir documentos com um acesso específico à área em que se encontra, sendo estas instalações geridas pelos responsáveis pelo espaço;

#4 Alguns espaços de hot desking permitem que os bens dos utilizadores sejam guardados em armários ou salas específicas, noutros casos o conceito de uma mesa única para armazenar os itens pessoais também se aplica. Esta última solução tendencialmente aplica-se num caso singular de ausência do local ou quando alguém tem reuniões;

#5 Um fator fulcral para laborar em qualquer parte será o acesso à internet: esta prática não seria plausível se esse acesso não fosse possível, concretamente às redes de WiFi. O mesmo acontece para quem necessita de mais um monitor para praticar as suas funções, alguns locais possibilitam que os utilizadores se conectem com VGA, DVI ou HDMI;

#6 As áreas comuns, como cozinhas e casas-de-banho, são geridas pelos responsáveis do espaço que garantem a limpeza e organização dos mesmos;

#7 No caso de tarefas mais delicadas, dependendo da função de cada pessoa, para além das salas de reunião é possível reservar espaços privados para se focar, sem distrações ou barulhos exteriores.

Um artigo na revista Forbes reforça que é importante, sobretudo neste momento delicado na vida da maioria das pessoas, existir especial atenção por parte dos Recursos Humanos das empresas em criar atividades e pensar em benefícios que estimulem o ambiente de trabalho, com respeito pelo conforto dos funcionários. Uma das propostas gerais deste ano será o investimento em espaços hot desking e coworking.

Para além dos vários benefícios mencionados, esta prática possibilita que os funcionários se mantenham motivados, havendo resposta às suas exigências e habilitações. A flexibilidade de empregar independentemente da localização também pode aumentar, garantindo que é possível desenvolver equipas sem os encargos iniciais de um escritório e haver foco na contratação de funcionários qualificados, mesmo que fora da área habitual de residência na medida em que o trabalho pode ser realizado longe das infraestruturas da empresa.

Segundo um estudo do Grupo Adecco publicado em janeiro de 2021, a produtividade aumentou em 31% com um modelo de gestão de trabalho mais versátil, comparativamente ao tradicional. Fora as vantagens claras para empresas, o hot desking é uma das opções ideais para os freelancers que trabalham em vários projetos distintos, visto que é possível manter as suas obrigações laborais mesmo que se tenham de deslocar para cidades diferentes.

Uma nota a reter: a evolução surge quando saímos da nossa zona de conforto e quando temos em conta a inovação à nossa volta.