Flexi boomers - a geração do Onboarding Digital

5 dicas para integrar novos profissionais na empresa

Flexi boomers: a grande vantagem de quem iniciou a sua carreira profissional durante a pandemia em regime de trabalho à distância está na Flexibilidade

Uma geração inteira de jovens entraram no seu primeiro emprego – ou nos seus próximos empregos – a partir da sua própria casa, encontrando-se com os seus colegas de trabalho num monitor de computador. À medida que o mundo se adapta à realidade COVID, um novo contexto de aprendizagem emerge para empregadores e os seus novos funcionários. Em causa não está apenas a integração e familiarização das funções, mas também todo o know how informal que se adquire em ambiente presencial, que reforça as relações laborais e a perceção de oportunidades de negócio. À partida há uma perda, mas também a possibilidade de se poder aceder ao ecossistema de uma empresa em simultâneo, independentemente da geografia, é uma ferramenta importante e altamente valorizada. Tal como é uma vantagem para os jovens que integraram o mundo do trabalho à distância: a flexibilidade e possibilidade de escolherem o que melhor funciona para o seu perfil.

A Adecco Portugal refere, em primeira mão, os principais desafios que uma empresa experimenta no onboarding de novos colaboradores e dá 5 dicas para mitigar os contras desta modalidade de integração.

Tradicionalmente, a maioria dos profissionais iniciava o seu primeiro dia de trabalho com uma visita ao escritório, uma reunião com os seus representantes de Recursos Humanos (Rh), algum tipo de reunião e saudação com os seus novos colegas, talvez até um almoço rápido com o seu líder de equipa. Trabalhar num escritório físico tem os seus benefícios, particularmente para os trabalhadores mais jovens ou para os novos colaboradores de uma empresa, que rapidamente adquirem novas competências relacionadas com negociação, gestão do tempo, comunicação, profissionalismo, cultura empresarial e muito mais. Mas o que se passa quando este processo migra para o digital?

Joana Monteiro, integrou o estágio como Técnica de Recursos Humanos na Adecco Portugal, a 15 de março, em pleno confinamento, relata a sua experiência: “Foi realizado todo um processo excelente que se iniciou via online com onboarding e formação à distância via Teams, sendo que depois também tivemos a oportunidade de nos juntarmos aos nossos colegas pessoalmente, continuando esses mesmos processos. Ambas as formas facilitaram e ajudaram imenso na integração e confiança em nós mesmos para iniciarmos as funções.” Face às expetativas que tinha, que em período normal, seria nos escritórios da Adecco Portugal, esta forma de integração surpreendeu pela positiva: “Posso confirmar que já tinha tido outras experiências, também como estagiária, mas em regime presencial, e neste caso a Adecco é que me proporcionou a melhor experiência até hoje, em acompanhamento, desafio e comprometimento.”

Tal se deveu ao compromisso do Departamento de Rh da Adecco Portugal, cujo desafio foi “tentar que os estagiários se sentissem integrados e bem acolhidos como sei que seriam presencialmente.” Para Carolina Santos, Business Partner do Departamento, tal obrigou ao desenvolvimento e estruturação de um novo plano de onboarding que permitiu a entrada, em simultâneo de 19 estagiários em todo o país. Foi desta ‘leva’ de estagiários que Joana Monteiro fez parte.

Com a necessidade de que os estagiários pudessem desenvolver relações de trabalho saudáveis sem prejudicar as aprendizagens em ambiente digital, a equipa da Rh “reforçou o acompanhamento quer do próprio departamento de Rh quer por parte dos responsáveis e equipa, pois muitos deste jovens estão a ter a primeira experiência no mercado de trabalho é essencial o acompanhamento mais do que nunca”, conta Carolina Santos, que lamenta que este trabalho tenha sido feito sem qualquer contacto presencial inicial, colmatado com mais reuniões online para aferir necessidades e garantir que expetativas estavam alinhadas com a cultura da Adecco Portugal.

A Responsável salvaguarda, contudo, que o ambiente de trabalho virtual tem os seus trunfos: “O facto de se conseguir acompanhar todos os estágios a nível nacional da mesma forma (online) e poder alcançar de forma rápida todo o ecossistema da Adecco Portugal em tempo real, independentemente das geografias, é de facto algo que não estávamos habituados e sem dúvida interessante. No fundo, todas as empresas que se adaptaram tiveram de criar estes mecanismos para trabalhar com aquilo que podiam no momento e, se antes, uma pessoa teria que fazer 300 km para um processo de integração, esse trabalho está deveras facilitado. Há que realçar também que as empresas que foram bem-sucedidas neste onboarding digital, também dão informação aos novos colaboradores sobre que tipo de empresas são, se se conseguiram adaptar e fazer o melhor que sabiam e podiam ou se foi uma empresa que parou no tempo. E este aspeto é muito relevante no que toca à retenção dos talentos das empresas. Um estagiário que quer construir uma carreira profissional interessante dificilmente opta por ficar numa empresa que está desajustada das exigências do mercado atual.”

"O trabalho a partir de casa tem proporcionado uma integração diferente, mas não menor, na empresa", diz ainda Carolina Santos. "A ligação com colegas através de equipas, individualmente ou durante reuniões de grupo, permite também conhecê-los e passar a cultura da empresa de formas excecionalmente benéficas". Há pontos positivos em passar tempo com os colegas no seu ambiente de trabalho, tanto para desenvolver relações como para obter uma perspetiva mais completa das operações e oportunidades de parceria", mas tudo indica, com a evolução positiva das questões sanitárias, que todos se possam conhecer pessoalmente dentro de pouco tempo.

Flexibilidade, a mais-valia dos que iniciaram o 1º emprego em ambiente digital

Neste regresso ao escritório que se adivinha para breve, todos os estagiários que integraram empresas em ambiente digital vão ter, provavelmente, uma curva de aprendizagem íngreme. Quando a flexibilidade (de horários e de alocação entre trabalho à distância e presencial) é o conceito mais marcante que emergiu no mundo do trabalho durante a pandemia, “aqueles iniciam as suas carreiras nesta nova dinâmica estão a obter o melhor de dois mundos, bem como o benefício de escolher o que funciona melhor para eles e a forma como trabalham melhor: também têm a flexibilidade de abraçar um mundo de trabalho único e flexível", avalia Carolina Santos. “Terão a capacidade de trabalhar à distância com a opção de construir carreiras que não sejam condicionadas pelo local onde vivem. Mas também terão a flexibilidade de trabalhar a partir de um escritório, se esse for o ambiente ideal para eles. Eu diria que esta é uma nova geração, que vai ficar profundamente marcada e provavelmente mais ajustada ao que será o mundo trabalho do futuro, que será marcado pela Flexibilidade. Teremos aqui uma nova geração, os Flexi boomers?".

Vale a pena conhecer a resposta de Joana Monteiro à questão “Sente que está a beneficiar tanto do estágio como se fosse em formato presencial? “Sim, admito que até gosto bastante do modelo em que nos encontramos de momento – modelo este híbrido com dias em casa e dias no escritório. Sinto que temos todo o acompanhamento e à vontade com as equipas seja de que forma for, e trabalhamos todos bem em sintonia, havendo apoio dos líderes de equipa e uma grande entreajuda entre colegas. Sinto rendimento no meu trabalho em ambas as formas, física ou online.”

5 Dicas para um onbording digital bem-sucedido

#1 Considerar a criação de uma orientação mais estruturada e específica sobre onboarding digital: na Adecco Portugal, criámos um documento para que todos os que integrassem a organização a partir de 1 de Julho de 2020 tivessem uma boa compreensão de quem somos, dos nossos valores, da nossa estratégia, das nossas equipas de liderança, e muito mais. Ajuda a proporcionar ao novo colaborador esse sentimento de pertença a algo enquanto está num espaço virtual.

#2 Seja claro quanto a objetivos e resultados: um plano de 30, 60, e 90 dias é uma ótima forma de estabelecer expetativas. Comece as primeiras semanas com tarefas claras.

#3 Reuniões individuais: especialmente quando se trabalha remotamente, estabelecer pontos de contacto frequentes um-para-um e de equipa. Isto ajudará a garantir fluxos de comunicação, os desafios são assinalados, e o bem-estar da equipa é verificado.

#4 Salas informais de convívio: Criar um sistema onde se possa ligar um novo colaborador a um amigo que os possa apoiar com todas as questões que possam ter em torno da navegação num novo ambiente. Na Adecco Portugal abrimos salas de convívio (do café, do sumo de laranja, etc., onde o objetivo é que durante 15/20 minutos todos os colaboradores da empresa pudessem aceder para um espaço informal e que pudessem ter esse ambiente, tal como tinham no escritório em regime presencial).

#5 Documentos FAQ: os documentos de FAQ (Frequently Asked Questions) podem ajudar os novos membros da equipa a compreender como utilizar as ferramentas virtuais que os rodeiam. Por exemplo: apoio de equipas, análise da Microsoft para gerir o seu tempo, utilizando o chat versus e-mails para apoiar com colaboração e conectividade contínuas, e muito mais. Além disso, links para orientação de segurança informática e outros recursos também podem ajudar.