4 formas de delegar responsabilidade com eficácia

Delegar autoridade aumenta produtividade e contribui para a motivação

Saber como e quando atribuir tarefas às pessoas certas é uma competência valiosa. Um gestor eficaz pode delegar nos membros da equipa e assegurar que as tarefas são concluídas. Neste artigo, a Adecco Portugal define o conceito de delegação de autoridade e apresenta soluções para a utilizar e forma eficaz. Fundamental é garantir que cada colaborador compreenda com precisão o que se espera de si. Delegar bem requer que as expetativas estejam claramente definidas, que o processo seja acompanhado e os resultados avaliados.

Delegar pode ter grandes benefícios. Transferir autoridade cria uma relação mutuamente lucrativa entre líderes e equipas.

O objetivo da delegação de autoridade é assegurar que o trabalho é produtivo e funcional. Quando realizado com sabedoria, saem beneficiados gestores, trabalhadores e a empresa. Por várias razões:

• Aumento da produtividade - Delegar permite que os empregados completem o trabalho mais rapidamente, uma vez que as tarefas são distribuídas por um grupo de pessoas em vez de ser uma só pessoa a completar todas as etapas.
• Continuidade - Se estivermos ocupados com outras tarefas ou ausentes do local de trabalho, outros podem completar algumas ou todas as tarefas, assegurando produtividade e eficiência de forma contínua.
• Desenvolvimento dos colaboradores - Quando se delegam tarefas aos membros da equipa, os trabalhadores têm oportunidade de melhorar as suas competências e demonstrar as suas capacidades interpessoais ou de liderança.
• Motivação dos profissionais - Os colaboradores podem ficar mais motivados a dar o seu melhor quando lhes são confiadas novas responsabilidades.
• Oportunidades de crescimento profissional - Delegar autoridade aos funcionários de nível inferior proporciona-lhes a oportunidade de desenvolver competências necessárias para possíveis promoções dentro da organização.

FORMAS DE DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE

Há várias formas de transferir responsabilidades. A delegação de autoridade pode ser temporária ou permanente. Tudo depende das necessidades do trabalho. Saiba como:

• Departamentos - Delegar a supervisão de um determinado departamento a outro funcionário. Por exemplo, um ou uma CEO pode delegar a supervisão do departamento de marketing ao diretor de marketing.
• Projetos - Pode designar-se um colaborador ou um grupo de colaboradores para completar, do início ao fim, um projeto. Por exemplo, o diretor de marketing pode atribuir a responsabilidade por uma campanha publicitária ao diretor do projeto.
• Tomada de decisões - A um dos colaboradores pode ser dado o poder de tomar certas decisões. Por exemplo, o diretor de marketing pode delegar no seu "número 2” a responsabilidade de contratar para o departamento.
• Análise - Se for necessária mais informação, os colaboradores podem pesquisar detalhadamente sobre o tema. Um gestor de projetos de marketing pode pedir aos analistas do departamento que pesquisem sobre demografia para melhor atingir o público-alvo de uma campanha publicitária.
• Processos administrativos - As tarefas administrativas, como introdução de dados, também podem ser delegadas a outros funcionários. Um gestor de marketing pode atribuir a responsabilidade pelas comunicações com os clientes (marcação de reuniões, e-mails de acompanhamento, etc.) a um assistente de marketing.

Ser bem-sucedido na delegação de autoridade requer que as expetativas estejam claramente definidas, que o processo seja acompanhado e os resultados avaliados.

A Adecco Portugal sugere um conjunto de medidas para garantir que a autoridade seja delegada de forma eficaz. Estas etapas ajudam a criar expectativas claras durante a transferência de autoridade no local de trabalho.

1. ATRIBUIÇÃO DE TAREFAS

Escolher o(s) colaborador(es) com a especialização necessária para completar a tarefa.

2. ESTABELECER EXPETATIVAS CLARAS

Comunicar as tarefas que está a atribuir ao(s) colaborador(es), detalhar as expetativas e estabelecer prazos para tarefas urgentes. O esclarecimento das expetativas desde o início fornece a orientação de que necessitam para iniciar imediatamente o trabalho e completá-lo de forma correta e eficiente.

3. ACOMPANHAR REGULARMENTE O PROGRESSO

Pedir atualizações regulares aos colaboradores para acompanhar o progresso de cada tarefa delegada, por exemplo através de reuniões regulares. Ao monitorizar o progresso, podem corrigir-se erros ou dar orientações para assegurar a conclusão atempada de cada tarefa. Esta é também uma forma de estar disponível em caso de dúvidas ou preocupações.

4. RESPONSABILIDADE PRÁTICA

Avaliar a qualidade do trabalho para garantir que os membros da equipa o estão a completar corretamente. No caso de uma delegação temporária de autoridade, esta etapa pode envolver uma revisão uma vez concluída a tarefa. Já no caso de uma delegação de autoridade permanente, será necessário realizar revisões de desempenho ocasionais. Seja a avaliação positiva ou negativa, o feedback deve ser construtivo.