Microsoft partilha dicas para organizações sobre como otimizar o tempo dos colaboradores no escritório

De acordo com os resultados provisórios do Inquérito da Comissão Europeia sobre o panorama do teletrabalho e do direito de desconexão, que será divulgado em setembro, as empresas que operam em Portugal começam a demonstrar fascínio pelo trabalho híbrido.

Tendo em conta esta nova realidade, e uma vez que os gestores têm como desafio equilibrar a administração da organização com a necessidade de flexibilidade dos colaboradores, a Microsoft partilha algumas dicas de como tirar o máximo partido do tempo que os colaboradores passam no escritório:

1 -Conexão entre os membros da equipa

Para não afetar a produtividade, a criatividade, a inovação e o bem-estar nas empresas, é essencial fortalecer as relações entre os membros das equipas ao passar tempo juntos no mesmo local.

• O que podem fazer os gestores? Implementar iniciativas e ações presenciais com oradores importantes enquanto oportunidades de desenvolvimento profissional. Criar hábitos presenciais que liguem pessoas e equipas – um almoço semanal ou uma atividade anual.
• O que podem fazer os managers? Assegurar o equilíbrio entre o planeamento e o brainstorming presenciais, com atividades que criam confiança e encorajam a colaboração – como um escape room ou uma aula de culinária.
• O que podem fazer os colaboradores? Agilizar com os gestores e colegas os deadlines e reuniões não urgentes, de modo a focarem-se na ligação e colaboração.

2 - Restabelecer ligações “frágeis” 

As conexões das pessoas fora das redes habituais acabam, muitas vezes, por se perder à distância. O tempo no escritório é o mais indicado para reforçar este tipo de relações.

• O que podem fazer os gestores? Agendar eventos presenciais regularmente, incluindo diferentes equipas e departamentos. Utilizar ferramentas como o Viva Insights, que podem ajudar a identificar padrões de colaboração em toda a organização.
• O que podem fazer os managers? Potenciar ligações 1:1 para ajudar os colaboradores a desenvolver um plano de network.
• O que podem fazer os colaboradores? Reconstruir ligações com a abordagem "mais cinco": cada vez que fizerem um novo contacto, pedir uma lista de mais cinco pessoas que consideram que devem conhecer.

3 - Reconectar as pessoas à Missão e Cultura da empresa

O local de trabalho é a personificação física da cultura da empresa – é particularmente importante que os novos colaboradores vivenciem isso em primeira mão.

• O que podem fazer os gestores? Redesenhar os espaços de reunião para otimizar o local de trabalho para uma colaboração híbrida.
• O que podem fazer os managers? "Re-onboard" das novas contratações que surgiram durante a pandemia – especialmente os colaboradores em regime remoto ou novos elementos da equipa – proporcionando visitas a pequenos grupos, além de oportunidades para ligações informais. Certificar-se de que todas as novas contratações têm um colega de bordo.
• O que podem fazer os colaboradores? Reservar tempo para explorar o escritório por si próprio e reunir-se com os especialistas no local.

4 - Ligações 1:1

As conversas mais sensíveis podem beneficiar do facto de estarem fisicamente no mesmo espaço. Um inquérito de 2021 realizado pela Glint e LinkedIn Market Research mostrou que 48% dos colaboradores preferem dar ou receber feedback pessoalmente.

• O que podem fazer os gestores? Permitir aos gestores personalizar os métodos de obtenção de feedback – um colaborador pode prosperar com contactos frequentes e formais enquanto outro pode preferir uma reunião durante o almoço. 
• O que podem fazer os managers? Os encontros presenciais são um ótimo momento para discutir o desenvolvimento da carreira, dinâmica de equipa e bem-estar pessoal. Considere deixar os portáteis para trás e dar um passeio ou encontrar um espaço para relaxar.
• O que podem fazer os colaboradores? Aproveitar o tempo com gestores e managers para fazer perguntas e partilhar desafios que gostaria de experimentar. Dar prioridade aos encontros presenciais para assuntos ou áreas sensíveis para os quais necessite de mais contexto.

5 - Brainstorming 

O brainstorming híbrido é útil, mas a clássica sessão de whiteboarding de forma livre beneficia do imediatismo de estarem juntos pessoalmente.

• O que podem fazer os gestores? Sessões de um dia inteiro para toda a equipa partilhar ideias, oportunidades e potenciais obstáculos.
• O que podem fazer os managers? Sessões de brainstorming em que as decisões a tomar não são apenas sobre necessidades individuais, mas sobre todo o grupo.
• O que podem fazer os colaboradores? Estarem preparados, concentrados e certificarem-se que as outras tarefas e prazos não são uma distração durante a sessão.

Além destas iniciativas, é, também, fundamental existir uma comunicação aberta entre os gestores e os colaboradores. Adicionalmente à necessidade de perceber qual o modelo de trabalho mais adequado à organização e aos colaboradores, importa perceber o porquê das reticências do regresso, ainda que faseado, ao local de trabalho:

1. Os colaboradores querem um maior controlo sobre como, quando e onde trabalham. No Work Trend Index de 2022, 51% dos colaboradores afirmaram que estavam a considerar a possibilidade de optar pelo trabalho híbrido no ano seguinte. Tendo em conta este cenário, é importante que os gestores clarifiquem como é que a presença do colaborador pode ter como propósito um bem maior:
• Os gestores precisam de construir uma cultura onde as pessoas queiram, por vontade própria, estar fisicamente presentes. Se se sentirem forçados, os melhores talentos acabarão por optar por uma opção mais flexível noutro lugar.
• Ser claro sobre quando e o porquê de pedir aos colaboradores para estarem presencialmente no escritório.
2. A deslocação é stressante e demorada. Num estudo de 2021 realizado aos colaboradores da Microsoft, 61% afirmou que a sua principal razão para trabalhar a partir de casa era não ter de fazer o trajeto até ao escritório. Algumas sugestões que podem ajudar:
• Manter horários flexíveis que permitam evitar o horário de maior congestionamento.
• Oferecer descontos nos transportes públicos ou, inclusivamente, incentivar a partilhar carro, enquanto forma de ajudar a reduzir a pegada de carbono e criar novos laços.
• Relembrar que a deslocação ao escritório pode desempenhar um papel positivo no equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal.
3. Os colaboradores sentem que estão mais concentrados em casa. No Work Trend Index de 2021, 58% das pessoas citaram o "focused work" como a razão pela qual queriam trabalhar no escritório, mas o mesmo número referiu o "focused work" como a razão pela qual queriam trabalhar a partir de casa. Os gestores precisam de encontrar uma forma de acomodar ambos, seja:
• Equipar o escritório com pequenas salas de concentração.
• Dar aos colaboradores a autonomia sobre o seu horário para que possam planear melhor o dia de trabalho.

Para mais informações, consulte o Guia do Worklab da Microsoft “How to Make In-Person Time Count”.