Microsoft partilha dicas para recuperar o equilíbrio na era híbrida

As férias de Verão sugerem abrandar o ritmo, mas devem ser também tempo de reflexão sobre como adotar um regresso mais equilibrado ao trabalho.

Neste sentido, a Microsoft partilha algumas dicas úteis para líderes e colaboradores reestabelecerem o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional:

Dicas Essenciais para os Líderes

1. Criar novas normas de comportamento

A construção de uma cultura de trabalho flexível requer experimentação e uma mentalidade de crescimento. Pode adotar estas medidas para recordar que as pessoas podem trabalhar de forma flexível, sem sentirem a necessidade de trabalhar a toda a hora:

• Gravar as reuniões do Teams sempre que possível: Incentive os organizadores das reuniões a carregar no botão "Gravar" no topo de cada reunião – caso os participantes dêem autorização – para que qualquer pessoa que não esteja presente possa recuperar o conteúdo mais tarde. Para mais orientações sobre colaboração assíncrona, consulte este Guia do WorkLab.
• Criar a expectativa de que mensagens não-urgentes podem esperar: Deixar claro aos colaboradores de que não necessitam de monitorizar o e-mail e conversas chat fora do horário de trabalho. Pode ainda incentivá-las a utilizar funcionalidades como o envio tardio no Outlook de forma a reduzir o número de e-mails enviados fora do horário de trabalho.
• Proteger o tempo de concentração: Encorajar os colaboradores a criar tempo no calendário para trabalho focado ou blocos sem reuniões. O Viva Insights pode ajudar a reservar o tempo de foco com base nas preferências individuais.
• Comunicação: Sempre que possível, comunicar a disponibilidade e as expectativas. Adicione uma nota à sua assinatura – no Outlook e Teams – com o seu horário de trabalho, e indicando que não monitoriza proativamente os canais de comunicação organizacional fora desse horário.
• Testar dias livres de reuniões: O estudo 2022 MIT Sloan Management mostrou que quando as empresas introduziram um dia sem reuniões por semana, a produtividade aumentou 35% e, no caso de dois dias, o aumento foi de 71%. Alguns dias sem reuniões por semana podem não ser realistas para todas as organizações, mas pode valer a pena as equipas experimentarem, por exemplo, sextas-feiras sem reuniões.
• Ter conversas frequentes com a equipa: Procure pontos de vista diferentes. Construir empatia é essencial, tal como é ganhar uma compreensão do que os seus colaboradores querem e precisam.

2 - Adotar comportamentos equilibrados – e usar “timeboxing”

É particularmente importante que os líderes e managers modelem a cultura que a organização tenta fomentar. Como exemplo, Jared Spataro, vice-presidente corporativo da Microsoft, aplica a prática de gestão de horários de timeboxing para reforçar a ideia à sua equipa de que equilibrar o trabalho com o bem-estar, não é apenas uma possibilidade, mas sim um dever.

5 Passos para adotar a técnica “timeboxing”:

• Aceitar que é impossível fazer tudo o que queremos.
• Dividir a sua vida entre três a cinco áreas nas quais quer investir o seu tempo (por exemplo, família, comunidade, saúde/estar, descanso e trabalho).
• Estimar quanto tempo por semana está disposto a alocar a cada área e distribuí-lo num horário semanal.
• Cumprir esse horário rigorosamente.
• Saber quando fazer exceções, mas não permitir que essas exceções se tornem a norma.

3. Capacitar os managers para testar

Em modelos de trabalho flexíveis, os managers são a chave para conciliar as necessidades individuais dos colaboradores com as prioridades organizacionais mais amplas. No entanto, no Work Trend Index de 2022, 74% dos managers inquiridos referiram que não têm a influência ou os recursos de que necessitam para fazer mudanças em prol das suas equipas. Para abraçar a mentalidade “learn-it-all”, necessária para ajudar as pessoas a restabelecer o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal, os managers devem ser capacitados para experimentar com as suas equipas

4. Dar às pessoas o poder de priorizar

A definição de prioridades é uma das melhores formas dos colaboradores terem os seus calendários sob controlo. Recentrar-se no trabalho que mais importa – e dizer não às coisas menos importantes – começa com a garantia de que as pessoas e equipas compreendem os objetivos empresariais mais amplos e de como o seu trabalho permite atingir esses objetivos.

A McKinsey revelou que apenas 15% dos managers e colaboradores da linha da frente sentem um sentido de propósito no seu trabalho. A adoção de um quadro de definição de objetivos como Objectivos e Resultados Chave (OKRs) pode ajudar os colaboradores e equipas a compreender os objetivos mais amplos da sua organização.

5. Definir as novas normas e melhores práticas – e revisitá-las à medida que aprende mais

Os colaboradores precisam de estabelecer limites e os líderes e managers devem criar um sistema que os apoie nas suas decisões de gestão de tempo e que os ajude a compreender o que é esperado do seu trabalho.

Se os líderes seguirem alguns destes passos e definirem as normas ideiais para a sua organização, as pessoas serão capazes de otimizar a forma como investem o seu tempo com maior eficiência.

Dicas Essenciais para os Colaboradores

As competências de gestão de tempo podem ajudar os colaboradores a manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, diminuindo o stress e impulsionando a saúde mental. Algumas técnicas que pode partilhar com a sua equipa:

1. Adotar o “JOMO—the Joy of Missing Out”.

Está a gastar menos tempo do que deveria nas suas principais prioridades? Poderá descobrir que precisa de ser mais intencional na forma como gere o seu tempo.

7 formas de potenciar o “JOMO”:

• Recusar uma reunião em que a sua presença seja opcional, e recupere aquilo que foi discutido posteriormente através da gravação e transcrição.
• Resistir ao impulso de se manter conectado durante as horas de almoço e de pausa.
• Desligar as notificações ou mudar o seu estado no Teams para o “modo de foco” enquanto trabalha numa tarefa.
• Monitorizar se está a gastar tempo em projetos que não requerem a sua atenção a fim de se distrair de tarefas mais complexas.
• Fechar as aplicações e separadores das redes sociais enquanto trabalha e definir blocos de tempo específicos para essa finalidade.
• Verificar a sua caixa de entrada em horários específicos do dia, em vez de confirmar constantemente as novas mensagens.
• Motivar os membros da sua equipa a também adotarem estes passos.

2. Definir intervalos entre reuniões

Num ambiente convencional de escritório, o tempo que passa entre as salas de reunião é uma oportunidade para descomprimir e recarregar – mesmo que não tenha dado por isso na altura. Em ambientes híbridos e remotos, estas pausas momentâneas são eliminadas. Algumas técnicas que podem ajudar:

• Faça pausas de 5 minutos: Configurar o Teams e Outlook para iniciar as reuniões online cinco minutos após a marca de meia hora ou uma hora – o equivalente (virtual) do tempo passado a deslocar-se entre salas de reuniões.
• Pense fora dos moldes: Sinta-se confortável para planear reuniões que durem 10, 15 ou 20 minutos, em vez do bloco predefinido de meia hora.
• Faça pausas curtas inteligentes: Um passeio de cinco minutos, uma sessão de meditação, uma sesta com o gato ou cão, entre outras atividades, podem ajudá-lo a refrescar o cérebro.

3. Agendar tempo de concentração

Por vezes, subestimamos o poder do tempo de concentração – e algumas coisas, como tarefas criativas ou cognitivamente exigentes, requerem concentração total e interrupções limitadas. Como tal, poderá agendar blocos de tempo no seu calendário dedicados a trabalho focado de forma a impedir distúrbios, através do Microsoft Viva, no Teams, por exemplo.

4. Usar o tempo de deslocação para mudar o mindset

À medida que as pessoas regressam às suas deslocações frequentes entre o escritório e casa, apercebem-se da importância do tempo de deslocação – um tempo dedicado à transicição da vida profissional para a pessoal.

O "commute" híbrido: Quando se trabalha onde se vive e se vive onde se trabalha, criar equilíbrio implica dedicar intencionalmente tempo ao longo do dia para parar e reequilibrar a mente. Os dados demonstram a importância de priorizarmos o “commute” no dia-a-dia:6 em cada 10 pessoas sentem-se mais produtivas quando um assistente digital as ajuda a entrar e sair do modo de trabalho, de acordo com investigadores da Microsoft.

Em média, a produtividade aumentou entre 12% e 15%. À medida que o mundo muda para o híbrido, ferramentas como o Virtual Commute – que o ajuda a terminar o seu dia e definir o seu mindset para o próximo – podem ajudar os utilizadores do Teams nesta transição.

Para mais informações, consulte o Guia do Worklab da Microsoft “How to Regain Work-Life Balance in the Age of Hybrid”.