Inflação, perturbações na cadeia de abastecimento e tarifas aumentaram os custos relacionados com as viagens corporativas

 Inflação, perturbações na cadeia de abastecimento e tarifas aumentaram os custos relacionados com as viagens corporativas

Custo médio por transação é o mais elevado de sempre

• A inflação, as perturbações na cadeia de abastecimento e as tarifas aumentaram os custos relacionados com as viagens, em particular as refeições, com um aumento de 30% desde 2019 e no aluguer de automóveis e no entretenimento um aumento de 28%
• A mudança mais notável ocorreu nos preços da gasolina, com um aumento colossal de 37% por transação
• A tarifa aérea como a categoria mais cara por transação em 2023 registou um aumento de 10% em relação aos níveis pré-pandémicos

 As empresas, a nível mundial, reembolsam coletivamente milhares de milhões de dólares todos os anos, tornando a gestão das despesas de viagem um aspeto crítico da supervisão financeira. Uma análise abrangente dos dados de despesas SAP Concur de 2019 a 2023 revela mudanças significativas nos padrões de despesas em várias categorias. Esta evolução afeta tanto as empresas como os colaboradores com implicações inerentes.

A análise global concluiu que a passagem aérea, tendo sido a categoria mais cara por transação em 2023, representa um aumento de 10% em relação aos níveis pré-pandémicos. No entanto, a mudança mais notável ocorreu nos preços dos combustíveis, que aumentaram 37% por transação desde 2019.

A inflação, as perturbações na cadeia de abastecimento e os direitos aduaneiros sobre determinadas importações também resultaram em preços mais elevados para as refeições. A transação média das despesas com esta rubrica aumentou 30%. As despesas de alojamento aumentaram 21%. Curiosamente, a despesa média com viagens de comboio caiu, a nível mundial, 5% desde 2019.

Quando se analisa o volume de transações, as refeições, o transporte terrestre e o alojamento estão entre as categorias de despesas mais “populares”.

As categorias de despesas "Diversas" e "Outras" são a segunda e a terceira mais caras, respetivamente, quando se analisa o custo de uma despesa média. Estas áreas obscuras representam despesas que não se enquadram nas categorias existentes ou referem-se a categorias de despesas fora do habitual. As empresas assistiram, por exemplo, a um aumento das categorias de despesas "diversas" e "outras" durante a pandemia, quando os colaboradores tiveram de investir em novo equipamento de escritório para casa.

Implicações para as empresas e os seus colaboradores

A análise dos relatórios de despesas de viagem apresentados através da SAP Concur mostra claramente que, quase sem exceção, todas as áreas das despesas de viagens de negócios são afetadas por aumentos de custos, a maioria dos quais significativos. Esta evolução afeta tanto as empresas como os viajantes e cria uma necessidade de ação:

1. Manter as normas de segurança e de dever de diligência: de acordo com um estudo da EMEA sobre a satisfação dos colaboradores em tempos de inflação, 37% dos decisores de RH e financeiros afirmaram que os trabalhadores poderiam ficar mais insatisfeitos se a sua política de despesas não fosse ajustada tendo em conta a inflação. Contudo, apenas 31% aumentou o subsídio de alimentação durante as viagens de negócios, enquanto 36% o diminuiu.

Embora, o não ajustar os orçamentos das viagens de negócios, para compensar o aumento dos preços, faça sentido do ponto de vista do controlo dos custos e da poupança, o aumento dos custos das viagens de negócios pode tornar-se um risco de segurança para os viajantes de negócios se os orçamentos não forem aumentados em conformidade. Por exemplo, se os viajantes de negócios tiverem de planear com base num orçamento para 2019, poderão sentir-se pressionados a reservar hotéis em bairros menos seguros ou a optar por transportes públicos durante a noite ou em bairros ou países menos seguros, em vez de recorrerem a fornecedores de transportes privados. As possíveis medidas de poupança de custos podem também ter consequências a nível mental e de saúde se, por exemplo, os hotéis forem reservados a uma distância significativa dos locais de trabalho e dos eventos, uma vez que pode aumentar o fator de stress. O consumo de alimentos comparativamente mais baratos, mas pouco saudáveis, também pode afetar a saúde dos trabalhadores a longo prazo.

2. Manter os períodos de reembolso curtos: Como o estudo da EMEA também demonstra, 70% dos inquiridos estão preocupados com o impacto do aumento do custo de vida nas suas finanças pessoais. Com o aumento das despesas relacionadas com as viagens de negócios é ainda mais importante que as empresas reembolsem as despesas apresentadas pelos colaboradores de forma fiável e o mais rapidamente possível para minimizar a pressão sobre as finanças pessoais dos seus colaboradores. Naturalmente, a pressão financeira também é reduzida se as empresas cobrirem, desde o início, os custos de elementos dispendiosos, como os voos.

3. Rever as políticas de viagens e despesas: As empresas devem rever as políticas existentes e obter informações dos responsáveis financeiros e dos colaboradores sobre o que tem sido eficaz, o que não tem sido e o que deve ser atualizado. Após a recolha dessas informações, as políticas devem ser ajustadas para serem justas e sensatas. Embora uma política deva orientar o comportamento, também deve ser suficientemente flexível para se adaptar aos requisitos de deslocação locais e internacionais. Quando se trata de manter a categoria de despesas "diversas" e "outras" sob controlo, as políticas devem ser explícitas sobre o que é e o que não é uma despesa aceitável. 

"Embora a inflação, as perturbações na cadeia de fornecimento e as tarifas sobre determinadas importações tenham, sem dúvida, impulsionado os preços, as empresas podem limitar as implicações negativas com o apoio de soluções profissionais de gestão de viagens e despesas", afirma João Carvalho, Head of SAP Concur Southern Europe, Middle East and Africa. "Estamos empenhados em tornar a gestão de despesas tão simples, automatizada e precisa quanto possível, para que as empresas não percam um cêntimo devido a previsões incorretas, políticas ineficientes ou compras que não cumpram os requisitos ao nível de conformidade. Estes conhecimentos irão certamente ajudar as empresas a melhorar os seus processos de gestão de despesas, assegurando ao mesmo tempo o importante aspeto de manter a saúde e a segurança dos funcionários."