Como organizar reuniões e encontros empresariais de sucesso out of office?

Com base na seu conhecimento, Consultia Business Travel, empresa especializada na gestão integrada e aconselhamento de viagens empresariais, indica:

A forma como trabalhamos, e reunimos profissionalmente, nos dias de hoje tem vindo, nos últimos anos, a sofrer constantes transformações. Também as viagens empresariais têm sofrido grandes alterações sempre com o objetivo de se tornarem mais eficazes, eficientes e mais valiosas para os colaboradores.

E, embora o teletrabalho tenha dado um salto quantitativo e qualitativo nas reuniões empresariais, os últimos anos também revelaram alguns desafios deste modelo. É o que demonstram os dados do inquérito de 2021 "The Numbers Behind the In-Meeting Movement", que revelou que um em cada três inquiridos refere ter “demasiadas reuniões”, bem como sentir falta da ligação pessoal com os colegas de equipa e de trabalho. Além disso, um em cada quatro inquiridos admite que a ligação com os outros provou ser “assustadora” neste novo ambiente de reuniões virtuais.

De acordo com Ana Teixeira, Chefe Agência da Consultia Business Travel Portugal, empresa especializada na gestão integrada e aconselhamento de viagens empresariais, "o trabalho em regime híbrido veio para ficar, mas há uma necessidade imperativa de criar unidade e espírito de equipa. Os profissionais querem relacionar-se pessoalmente com os seus pares e colegas e, remotamente, isso torna-se um desafio.”

Este desejo de ir além das videochamadas e das ligações remotas aponta para um modelo híbrido de reuniões e encontros que combinam o valor da experiência presencial com a tecnologia e os elementos mais funcionais das reuniões virtuais. Isto conduz a um futuro promissor para o turismo empresarial, prevendo-se que o sector recupere totalmente até ao presente ano, com valores que podem atingir os milhares de euros.

Este tipo de eventos é uma ferramenta fundamental no dia a dia de uma organização ou empresa, uma vez que favorece a comunicação interna das equipas e as relações com os clientes. No entanto, muitos fatores mudaram o planeamento e coordenação de um encontro empresarial (reunião, evento, etc). Neste desafiador contexto, a Consultia Business Travel, uma empresa especializada na gestão integrada e no aconselhamento das viagens empresariais, apresenta algumas sugestões para organizar com êxito um encontro empresarial de acordo com as últimas tendências:

1. Definição clara do objetivo: para que a mensagem seja transmitida corretamente, é importante que o objetivo do evento seja claro para todos os intervenientes e que todas as ações organizadas girem em torno desse objetivo;
2. Organizar o programa do encontro com antecedência: é importante ter em conta as horas de início e de fim do dia, bem como as pausas e as partes que o programa irá conter ou se pretende atribuir uma parte final ao trabalho em rede, de acordo com a tendência atual. Além disso, é altamente recomendável que os participantes tenham acesso à agenda do evento, para que saibam a todo o momento o que está a acontecer e o que vai acontecer a seguir.
3. Os participantes, no centro da organização: cuidar do conforto, das necessidades e dos interesses dos participantes conduzirá a uma maior participação e a melhores resultados.
4. A experiência da viagem ou do evento: a escolha do ambiente, do espaço, da gastronomia ou das projeções audiovisuais, bem como das atividades complementares, permite transformar a reunião de trabalho num dia de experiência que os participantes não esquecerão.
5. Viagem: se a reunião se realizar fora da cidade, oferecer aos participantes uma organização completa, desde os bilhetes de transporte até ao alojamento, com informações claras sobre os locais, as horas de chegada e de partida e o itinerário da viagem.
6. Equipamento audiovisual: uma seleção adequada do equipamento audiovisual e uma verificação prévia do som ajudarão a evitar quaisquer imprevistos ou contratempos, de modo a que a atenção se possa concentrar na condução da reunião e na assistência a todos os participantes.
7. Instalação e distribuição do espaço: a colocação das mesas e cadeiras ou dos pontos de apoio deve ser escolhida em função dos objetivos, da interação pretendida, bem como da ordem das hierarquias e dos anfitriões, caso existam.
8. Gastronomia: tornou-se mais um atrativo neste tipo de eventos e deve ser escolhida de acordo com as especificidades do evento. Ao contratar o serviço de catering, devem ser tidas em conta as necessidades e intolerâncias alimentares dos presentes.
9. Sinalética e hospitalidade: estas ferramentas tornaram-se essenciais para que os participantes se sintam orientados e saibam onde se dirigir em caso de necessidade.
10. Protocolo: consoante o tipo de reunião, pode ser necessário estabelecer uma etiqueta específica e, nesse caso, todos os convidados e participantes devem ter conhecimento da mesma.