Estudo Canon: falta de confiança antes de auditorias indica lacunas na composição digital

 Estudo Canon: falta de confiança antes de auditorias indica lacunas na composição digital

De acordo com um novo estudo da Canon Europa, apenas um em cada quatro responsáveis pelas decisões de TI nas empresas se sente muito confiante na preparação de uma auditoria. Os inquiridos destacaram as suas preocupações relativamente aos processos de gestão de dados e informações das suas organizações. Os resultados do inquérito a 1.709 decisores de TI em sete mercados (Alemanha, Espanha, França, Itália, Países Baixos, Países Nórdicos e Reino Unido) apontam para lacunas críticas na composição digital de muitas empresas – destacando a falta de visibilidade e controlo que os decisores de TI têm sobre os processos de informação e documentos, que são fundamentais para o seu cargo.

Marc Bory, Vice President, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation da Canon Europa, afirmou: "As tecnologias emergentes estão atualmente a reformular o que é possível alcançar no local de trabalho híbrido, onde a informação é transmitida tanto em formato digital como em papel, e acompanhada por novas expectativas que há que gerir. A informação assume um papel fundamental neste contexto, uma vez que pode determinar como as empresas são capazes de se adaptar e responder a estas novas oportunidades. No entanto, a nossa investigação mostra como as ansiedades relacionadas com a gestão e a proteção dos dados, bem como a falta de produtividade na gestão dos processos documentais, impedem as equipas de TI de tirar partido de todo o potencial da sua informação para aumentar o valor global da empresa."

Ansiedade na gestão de dados

A ansiedade relacionada com a gestão de dados é claramente visível nos níveis de confiança dos responsáveis de TI antes de uma auditoria. Quando questionados sobre os motivos, surgiram dois temas consistentes: a falta de controlo sobre o comportamento dos colaboradores e a falta de visibilidade sobre documentos e dados, ambos com um papel fundamental.

Estas preocupações não são descabidas. Mais de um terço (36%) dos líderes dizem suspeitar ou ter conhecimento de que os colaboradores nem sempre seguem as regras de conformidade (como o RGPD); e um em cada cinco decisores de TI (17%) relatou ter registado um incumprimento acidental por parte de colaboradores no último ano. Esta situação está a criar tensão a nível interno, e mais de metade dos inquiridos declarou que a segurança de TI ocupa uma parte significativa do seu dia de trabalho.

De facto, mitigar o risco – especialmente no que diz respeito à segurança e à conformidade de TI – continua a ser uma prioridade para os líderes da área: 60% dos decisores de TI coloca a segurança entre os seus três maiores desafios, e mais de um quarto (28%) coloca-a mesmo em primeiro lugar.

Falta de progressos digitais efetivos

Os decisores de TI parecem confiantes na sua maturidade digital, e 78% considera que as suas organizações já atingiram a maturidade em termos de processos digitais – o que significa que estão a executar processos digitalizados e automatizados. Contudo, a investigação mais ampla conta uma história diferente:

• Verificou-se que as organizações se encontram numa posição semelhante à de 2022 no que toca aos níveis de acompanhamento, acesso, partilha e eliminação de documentos para efeitos de auditoria.
• Os direitos de acesso automático aos documentos – a capacidade mais comum – só se verificam em 53% das organizações, o que significa que a adoção plena da automatização da gestão da informação e dos processos documentais ainda está longe de ser atingida.

• 28% continua a ter de preencher manualmente documentos organizacionais padronizados, e 26% dos colaboradores indicam encontrar erros ou inconsistências causadas por silos de dados.
• Um em cada 10 líderes abandonou projetos de implementação nos últimos dois anos. Os desafios das implementações incluem problemas de compatibilidade (28%), atrasos (27%) e falhas contínuas da nova tecnologia (21%).

Embora os benefícios que o digital pode trazer para uma empresa sejam claros – quase todas as empresas que implementaram a automatização (99%) indicam que o seu valor vai muito além da conformidade, por trabalharem de forma mais eficiente (37%), melhorarem a experiência dos colaboradores (35%) e reforçarem a experiência dos clientes (34%) –, estes ganhos potenciais não estão a ser totalmente concretizados.

A gestão da informação é reconhecida por aumentar a produtividade – 37% dos líderes de TI destacam este aspeto como um benefício fundamental –, mas muitos decisores de TI não estão a adotar plenamente as soluções de gestão de documentos disponíveis. Esta falta de progresso digital está a prejudicar o potencial das equipas de TI e a criar um obstáculo ao valor que podem oferecer.

Tori Miller Liu, President & CEO da Association for Intelligent Information Management (AIIM), indicou: "Um mundo ‘digital-first’ exige que os locais de trabalho modernos sejam orientados por informações de alta qualidade e altamente acessíveis ou por dados não estruturados. No entanto, gerir um volume crescente de informações não estruturadas num ambiente híbrido é um desafio para as organizações. A gestão eficaz da informação é a resposta, proporcionando maiores visibilidade e controlo e maior conformidade, bem como a criação de novas oportunidades a partir da informação existente."

Apresentação das soluções de gestão da informação

Baseando-se em mais de 30 anos de experiência em serviços e soluções, a Canon desenvolveu uma oferta de Soluções de Gestão de Informação (IMS, na sua sigla em inglês) dedicada a apoiar as empresas na otimização de processos e fluxos de informação. A oferta IMS da Canon proporciona às organizações tecnologia, serviços e consultoria para apoiar a digitalização e a hiper automatização dos seus processos de negócios.

Servindo uma vasta gama de indústrias, incluindo a indústria transformadora, financeira, o setor público e as telecomunicações, a Canon conta com conhecimentos profundos e amplos para oferecer soluções fiáveis e completas para diversos desafios de gestão de informação. Atualmente, a Canon conta com mais de 300 especialistas em gestão de informação na região EMEA, que prestam assistência a mais de 2.000 clientes europeus.

Marc Bory continuou: "As organizações procuram cada vez mais as equipas de TI para as ajudar a criar valor comercial através do poder da tecnologia. Quer a sua organização seja um banco, um comércio, uma start-up ou uma grande empresa, a forma como capta, processa e fornece informações é fundamental para o seu sucesso geral. A oferta IMS da Canon ajuda os nossos clientes a assumirem o controlo dos seus processos de informação e documentação, para desbloquearem novas eficiências e alcançarem o crescimento sustentável que agora se espera deles.”

 

Aceda ao relatório completo aqui:

 https://www.canon-europe.com/business/workspace/ims-research-report